Gids
De Eisenhower-matrix: sorteer je taken op urgent en belangrijk
Niet alles wat urgent is, is belangrijk, en het belangrijkste werk is zelden urgent. De Eisenhower-matrix, genoemd naar de Amerikaanse president die zo gewerkt zou hebben, helpt je het verschil te zien. Je sorteert je taken met twee vragen, en vier vakken vertellen wat je met elke taak doet.
De vier vakken
- Eerst doen: belangrijk en urgent. Een deadline morgen, een probleem waar een klant op wacht. Doe deze vandaag.
- Inplannen: belangrijk, niet urgent. Leren, gezondheid, het project dat je verder brengt. Hier zit de echte vooruitgang, dus geef deze taken een dag voordat ze urgent worden.
- Kort houden: urgent, niet belangrijk. Veel mail, sommige overleggen, kleine verzoeken van anderen. Doe ze snel, bundel ze of geef ze aan iemand anders.
- Loslaten: niet belangrijk en niet urgent. Vraag je eerlijk af of ze überhaupt moeten. Een taak bewust loslaten is ook een beslissing.
Hoe bepaal je wat belangrijk is?
Urgent is makkelijk: er is een deadline of iemand wacht. Belangrijk is lastiger. Een goede test: brengt deze taak je over een maand dichter bij iets wat je belangrijk vindt, op je werk of thuis? Zo ja, dan is hij belangrijk, ook als niemand erom vraagt.
Wees streng met het vak "eerst doen". Komen daar elke dag meer dan een handvol taken in, dan plan je waarschijnlijk te laat. Zet meer werk in "inplannen" en geef het ruim voor de deadline een dag.
De matrix elke week gebruiken
- 1Schrijf alles op wat in je hoofd zit, nog zonder te sorteren.
- 2Geef elke taak een prioriteit en, als die er is, een deadline.
- 3Kijk naar de vier vakken. "Eerst doen" gaat in vandaag; "inplannen" krijgt een dag deze of volgende week.
- 4Maak korter of geef weg wat in "kort houden" staat, en ruim "loslaten" op.
- 5Herhaal dit in je weekreview, zodat de matrix actueel blijft.
De Eisenhower-matrix in Plenzu
In Plenzu hoef je taken niet zelf in vakken te slepen. De pagina Matrix sorteert je open taken automatisch: prioriteit 1 en 2 tellen als belangrijk, en een deadline binnen een paar dagen of een geplande dag die is aangebroken telt als dringend. Verander je de prioriteit of datum van een taak, dan schuift hij naar het juiste vak.
Vanuit de matrix plan je een taak direct in een dag, en de tijdbalk vertelt of die dag dan nog past. Taken in "loslaten?" laat je met één tik los; ze worden bewaard, dus er gaat niets verloren.
Vragen
Wie heeft de Eisenhower-matrix bedacht?
Hij is genoemd naar Dwight D. Eisenhower, die gezegd zou hebben dat wat belangrijk is zelden urgent is, en wat urgent is zelden belangrijk. De matrix met vier vakken werd later bekend, onder meer door Stephen Covey.
Wat hoort in het vak "inplannen"?
Belangrijk werk dat nog geen deadline heeft: iets verbeteren, leren, gezondheid, relaties, langlopende projecten. Die taken stel je makkelijk uit, dus geef elke taak een dag in je planner.
Hoe vaak moet ik mijn taken sorteren?
Elke ochtend even kijken en één keer per week goed sorteren werkt voor de meeste mensen. In Plenzu sorteert de matrix zichzelf op basis van de prioriteit en datums van elke taak.