Gids
Getting Things Done (GTD) eenvoudig uitgelegd
Getting Things Done, of GTD, is een methode van David Allen die veel mensen gebruiken om grip te houden op werk en thuis. Het idee is simpel: je hoofd is om ideeën te hebben, niet om ze te onthouden. Alles wat je moet doen gaat in een systeem dat je vertrouwt, zodat je hoofd vrij is voor de taak waar je mee bezig bent.
De vijf stappen van GTD
- 1Verzamelen: schrijf alles op wat je aandacht vraagt, groot of klein, in één inbox.
- 2Verhelderen: bepaal per item wat het is. Moet er iets gebeuren? Wat is de volgende concrete stap? Kost het minder dan twee minuten, doe het dan meteen.
- 3Ordenen: zet het op de juiste plek: een project, een lijst per context, een datum, of een lijst met dingen waar je op wacht.
- 4Overzien: kijk regelmatig over je lijsten, vooral in een weekreview.
- 5Doen: kies wat je nu doet, op basis van waar je bent, de tijd en energie die je hebt en wat het belangrijkst is.
De lijsten van GTD
- Inbox: alles wat nieuw is, voordat je erover hebt nagedacht.
- Volgende acties: de eerstvolgende concrete stap voor alles wat je verder wilt brengen.
- Projecten: elk resultaat dat meer dan één stap kost.
- Wachten op: dingen die bij iemand anders liggen, met bij wie en sinds wanneer.
- Ooit/misschien: ideeën waar je je nog niet aan wilt binden.
- Agenda: alleen wat echt op een bepaalde dag of tijd moet.
Waar GTD vaak misgaat
GTD is heel goed in alles verzamelen, maar zegt weinig over hoeveel er in een dag past. Veel mensen houden een lange lijst volgende acties over en een dag met veel minder uren dan die lijst. Het resultaat is hetzelfde schuldgevoel dat de methode juist moest wegnemen.
Een eenvoudige aanvulling helpt: geef volgende acties een duur en plan alleen wat in je uren past. Dat is het idee achter een realistische dagplanning.
GTD inrichten in Plenzu
- Inbox: voeg in een paar seconden taken toe met snel invoeren; alles zonder werkruimte komt in de Inbox.
- Projecten: werkruimtes bevatten grotere resultaten, met een status (Idee, Actief, Wacht, Klaar) en subwerkruimtes.
- Wachten op: markeer een taak als wachtend met de naam van de persoon en een dag om te vragen. Tot die dag telt hij niet mee in je uren.
- Ooit/misschien: een werkruimte met de status Idee, of laat een taak los; hij wordt bewaard, dus er gaat niets verloren.
- Overzien: de ingebouwde weekreview laat zien wat je deed en helpt je volgende week te vullen.
- Doen: Vandaag toont wat gepland is, met een tijdbalk, zodat je ziet of het past.
Vragen
Wat is de tweeminutenregel van GTD?
Kost iets minder dan twee minuten, doe het dan meteen in plaats van het op te schrijven. Het bijhouden zou meer tijd kosten dan het doen.
Heb ik een speciale app nodig voor GTD?
Nee, papier werkt ook. Een app helpt omdat je overal kunt verzamelen, en lijsten als Wachten op en de weekreview houd je makkelijker bij.
Wat is het verschil tussen een project en een volgende actie?
Een project is een resultaat dat meer dan één stap kost, zoals "de keuken verbouwen". Een volgende actie is de allereerste fysieke stap, zoals "twee keukenwinkels bellen voor een offerte".