Ratgeber
Getting Things Done (GTD) einfach erklärt
Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Methode von David Allen, mit der viele Menschen Arbeit und Privates im Griff behalten. Die Kernidee ist einfach: Dein Kopf ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie aufzubewahren. Alles, was du tun musst, kommt in ein System, dem du vertraust, damit dein Kopf frei ist für die Aufgabe vor dir.
Die fünf Schritte von GTD
- 1Erfassen: Schreib alles auf, was deine Aufmerksamkeit hat, groß oder klein, in einem einzigen Eingang.
- 2Klären: Entscheide für jeden Punkt, was er ist. Gibt es etwas zu tun? Was ist der nächste konkrete Schritt? Dauert er weniger als zwei Minuten, erledige ihn sofort.
- 3Organisieren: Leg ihn an den richtigen Ort: ein Projekt, eine Liste für einen Kontext, ein Datum oder eine Liste der Dinge, auf die du wartest.
- 4Durchsehen: Schau regelmäßig über deine Listen, vor allem in einem Wochenrückblick.
- 5Erledigen: Wähle, was du jetzt tust, je nachdem, wo du bist, wie viel Zeit und Energie du hast und was am wichtigsten ist.
Die Listen, die GTD nutzt
- Eingang: alles Neue, bevor du darüber nachgedacht hast.
- Nächste Schritte: der nächste konkrete Schritt für alles, was du voranbringen willst.
- Projekte: jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht.
- Wartet auf: Dinge, die bei jemand anderem liegen, mit wem und seit wann.
- Irgendwann/vielleicht: Ideen, auf die du dich noch nicht festlegen willst.
- Kalender: nur das, was wirklich an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit passieren muss.
Wo GTD oft schiefgeht
GTD ist hervorragend darin, alles zu sammeln, sagt aber wenig darüber, wie viel in einen Tag passt. Viele landen bei einer langen Liste nächster Schritte und einem Tag, der viel weniger Stunden hat als die Liste. Das Ergebnis ist dasselbe schlechte Gewissen, das die Methode eigentlich beseitigen sollte.
Eine einfache Ergänzung hilft: Gib nächsten Schritten eine Dauer und plane nur, was in deine Stunden passt. Das ist die Idee hinter einem realistischen Tagesplan.
GTD in Plenzu einrichten
- Eingang: Füge Aufgaben in Sekunden per Schnelleingabe hinzu; alles ohne Bereich landet im Eingang.
- Projekte: Bereiche enthalten größere Ergebnisse, mit einem Status (Idee, Aktiv, Wartet, Erledigt) und Unterbereichen.
- Wartet auf: Markiere eine Aufgabe als wartend, mit dem Namen der Person und einem Tag zum Nachfragen. Bis dahin zählt sie nicht zu deinen Stunden.
- Irgendwann/vielleicht: ein Bereich mit dem Status Idee, oder lass eine Aufgabe los; sie wird aufbewahrt, damit nichts verloren geht.
- Durchsehen: Der eingebaute Wochenrückblick zeigt, was du geschafft hast, und hilft dir, die nächste Woche zu füllen.
- Erledigen: Heute zeigt, was geplant ist, mit einem Zeitbalken, damit du siehst, ob es passt.
Fragen
Was ist die Zwei-Minuten-Regel bei GTD?
Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, erledige es sofort, statt es aufzuschreiben. Es festzuhalten würde mehr Zeit kosten, als es zu tun.
Brauche ich eine spezielle App für GTD?
Nein, Papier geht auch. Eine App hilft, weil du überall erfassen kannst und Listen wie Wartet auf und der Wochenrückblick leichter durchzuhalten sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem nächsten Schritt?
Ein Projekt ist ein Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht, etwa „die Küche renovieren“. Ein nächster Schritt ist die allernächste konkrete Handlung, etwa „zwei Küchenstudios um ein Angebot bitten“.