Guía
Getting Things Done (GTD) explicado de forma sencilla
Getting Things Done, o GTD, es un método de David Allen que mucha gente usa para tener bajo control el trabajo y la casa. La idea central es sencilla: tu cabeza sirve para tener ideas, no para guardarlas. Todo lo que tienes que hacer va a un sistema en el que confías, así tu mente queda libre para la tarea que tienes delante.
Los cinco pasos de GTD
- 1Capturar: apunta todo lo que reclama tu atención, grande o pequeño, en una sola bandeja de entrada.
- 2Aclarar: para cada cosa, decide qué es. ¿Hay algo que hacer? ¿Cuál es el siguiente paso concreto? Si lleva menos de dos minutos, hazlo enseguida.
- 3Organizar: ponlo en su sitio: un proyecto, una lista para un contexto, una fecha o una lista de cosas que estás esperando.
- 4Revisar: repasa tus listas con regularidad, sobre todo en una revisión semanal.
- 5Hacer: elige qué hacer ahora, según dónde estás, el tiempo y la energía que tienes y lo que más importa.
Las listas que usa GTD
- Bandeja de entrada: todo lo nuevo, antes de haberlo pensado.
- Siguientes acciones: el siguiente paso concreto para todo lo que quieres hacer avanzar.
- Proyectos: cada resultado que requiere más de un paso.
- En espera de: cosas que dependen de otra persona, con quién y desde cuándo.
- Algún día/quizá: ideas con las que todavía no quieres comprometerte.
- Calendario: solo lo que de verdad tiene que pasar un día o a una hora concretos.
Dónde suele fallar GTD
GTD es excelente para recogerlo todo, pero dice poco sobre cuánto cabe en un día. Mucha gente acaba con una larga lista de siguientes acciones y un día con muchas menos horas que la lista. El resultado es la misma sensación de culpa que el método quería quitar.
Un añadido sencillo ayuda: da una duración a las siguientes acciones y planifica solo lo que cabe en tus horas. Esa es la idea de un plan de día realista.
Montar GTD en Plenzu
- Bandeja de entrada: añade tareas en segundos con la entrada rápida; todo lo que no tiene espacio cae en la Bandeja de entrada.
- Proyectos: los espacios guardan resultados más grandes, con un estado (Idea, Activo, En espera, Terminado) y subespacios.
- En espera de: marca una tarea como en espera con el nombre de la persona y un día para preguntar. Hasta entonces queda fuera de tus horas.
- Algún día/quizá: un espacio con el estado Idea, o descarta una tarea; se guarda, así que no se pierde nada.
- Revisar: la revisión semanal integrada muestra lo que hiciste y te ayuda a llenar la semana siguiente.
- Hacer: Hoy muestra lo planificado, con una barra de tiempo, así ves si cabe.
Preguntas
¿Qué es la regla de los dos minutos en GTD?
Si algo lleva menos de dos minutos, hazlo enseguida en lugar de apuntarlo. Llevar su registro costaría más tiempo que hacerlo.
¿Necesito una app especial para GTD?
No, el papel también sirve. Una app ayuda porque puedes capturar desde cualquier sitio, y listas como En espera de y la revisión semanal son más fáciles de mantener.
¿Qué diferencia hay entre un proyecto y una siguiente acción?
Un proyecto es un resultado que requiere más de un paso, como «reformar la cocina». Una siguiente acción es el paso físico inmediato, como «llamar a dos tiendas de cocinas para pedir presupuesto».