Guida
Getting Things Done (GTD) spiegato in modo semplice
Getting Things Done, o GTD, è un metodo di David Allen che molti usano per tenere sotto controllo lavoro e casa. L’idea di fondo è semplice: la testa serve per avere idee, non per conservarle. Tutto ciò che devi fare va in un sistema di cui ti fidi, così la mente resta libera per l’attività che hai davanti.
I cinque passi di GTD
- 1Raccogliere: scrivi tutto ciò che richiede la tua attenzione, grande o piccolo, in un’unica casella In arrivo.
- 2Chiarire: per ogni voce, decidi di cosa si tratta. C’è qualcosa da fare? Qual è il prossimo passo concreto? Se richiede meno di due minuti, fallo subito.
- 3Organizzare: mettilo al posto giusto: un progetto, una lista per un contesto, una data o una lista di cose che stai aspettando.
- 4Riflettere: rivedi le tue liste con regolarità, soprattutto in una revisione settimanale.
- 5Agire: scegli cosa fare adesso, in base a dove sei, al tempo e all’energia che hai e a ciò che conta di più.
Le liste di GTD
- In arrivo: tutto ciò che è nuovo, prima di averci pensato.
- Prossime azioni: il prossimo passo concreto per tutto ciò che vuoi far avanzare.
- Progetti: ogni risultato che richiede più di un passo.
- In attesa di: cose che dipendono da qualcun altro, con chi e da quando.
- Un giorno/forse: idee su cui non vuoi ancora impegnarti.
- Calendario: solo ciò che deve davvero succedere in un certo giorno o a una certa ora.
Dove GTD spesso si inceppa
GTD è ottimo per raccogliere tutto, ma dice poco su quanto stia in una giornata. Molti finiscono con una lunga lista di prossime azioni e una giornata con molte meno ore della lista. Il risultato è lo stesso senso di colpa che il metodo doveva eliminare.
Un’aggiunta semplice aiuta: dai una durata alle prossime azioni e pianifica solo ciò che sta nelle tue ore. È l’idea di una giornata realistica.
Impostare GTD in Plenzu
- In arrivo: aggiungi attività in pochi secondi con l’aggiunta rapida; tutto ciò che non ha uno spazio finisce in In arrivo.
- Progetti: gli spazi contengono i risultati più grandi, con uno stato (Idea, Attivo, In attesa, Fatto) e sotto-spazi.
- In attesa di: segna un’attività come in attesa con il nome della persona e un giorno per chiedere. Fino ad allora resta fuori dalle tue ore.
- Un giorno/forse: uno spazio con lo stato Idea, oppure lascia andare un’attività; viene conservata, quindi non si perde nulla.
- Riflettere: la revisione settimanale integrata mostra cosa hai fatto e ti aiuta a riempire la settimana successiva.
- Agire: Oggi mostra cosa è pianificato, con una barra del tempo, così vedi se ci sta.
Domande
Cos’è la regola dei due minuti in GTD?
Se una cosa richiede meno di due minuti, falla subito invece di scriverla. Tenerne traccia costerebbe più tempo che farla.
Serve un’app speciale per GTD?
No, va bene anche la carta. Un’app aiuta perché puoi annotare da ovunque, e liste come In attesa di e la revisione settimanale sono più facili da mantenere.
Che differenza c’è tra un progetto e una prossima azione?
Un progetto è un risultato che richiede più di un passo, come «ristrutturare la cucina». Una prossima azione è il passo fisico immediato, come «chiamare due negozi di cucine per un preventivo».