Guía
La matriz de Eisenhower: ordena tus tareas por urgente e importante
No todo lo urgente es importante, y el trabajo más importante rara vez es urgente. La matriz de Eisenhower, que lleva el nombre del presidente estadounidense que, según se dice, trabajaba así, te ayuda a ver la diferencia. Ordenas tus tareas con dos preguntas, y cuatro casillas te dicen qué hacer con cada una.
Las cuatro casillas
- Hacer primero: importante y urgente. Un plazo mañana, un problema por el que espera un cliente. Hazlas hoy.
- Planificar: importante, no urgente. Aprender, la salud, el proyecto que te hace avanzar. Aquí se progresa de verdad, así que dale un día a estas tareas antes de que se vuelvan urgentes.
- Ser breve: urgente, no importante. Muchos correos, algunas reuniones, pequeñas peticiones de otros. Hazlas rápido, agrúpalas o delégalas.
- Descartar: ni importante ni urgente. Pregúntate con honestidad si hace falta hacerlas. Descartar una tarea a propósito también es una decisión.
Cómo decidir qué es importante
Lo urgente es fácil: tiene un plazo o alguien está esperando. Lo importante cuesta más. Una buena prueba: ¿esta tarea te acerca a algo que te importa, en el trabajo o en casa, dentro de un mes? Si es así, es importante, aunque nadie te la pida.
Sé estricto con la casilla «hacer primero». Si cada día caen ahí más de un puñado de tareas, probablemente planificas demasiado tarde. Pasa más trabajo a «planificar» y dale un día bastante antes del plazo.
Usar la matriz cada semana
- 1Apunta todo lo que tienes en la cabeza, sin ordenarlo todavía.
- 2Da a cada tarea una prioridad y, si lo tiene, un plazo.
- 3Mira las cuatro casillas. Hacer primero va a hoy; planificar recibe un día de esta semana o la próxima.
- 4Acorta o delega lo que está en «ser breve», y vacía «descartar».
- 5Repítelo en tu revisión semanal, para que la matriz siga al día.
La matriz de Eisenhower en Plenzu
En Plenzu no tienes que arrastrar tú las tareas a las casillas. La página Matriz ordena tus tareas abiertas automáticamente: las prioridades 1 y 2 cuentan como importantes, y un plazo dentro de pocos días, o un día planificado que ya ha llegado, cuenta como urgente. Cambia la prioridad o la fecha de una tarea y pasará a la casilla correcta.
Desde la matriz puedes planificar una tarea directamente en un día, y la barra de tiempo te dice si ese día todavía cabe. Las tareas de «¿descartar?» se descartan con un toque; se guardan, así que no se pierde nada.
Preguntas
¿Quién inventó la matriz de Eisenhower?
Lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower, a quien se atribuye la frase de que lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante. La matriz de cuatro casillas se popularizó después, entre otros por Stephen Covey.
¿Qué va en la casilla «planificar»?
Trabajo importante que aún no tiene plazo: mejorar algo, aprender, la salud, las relaciones, proyectos a largo plazo. Estas tareas son fáciles de aplazar, así que dale a cada una un día en tu planificador.
¿Con qué frecuencia debo ordenar mis tareas?
Un vistazo rápido cada mañana y un buen repaso una vez a la semana le funciona a la mayoría. En Plenzu la matriz se ordena sola a partir de la prioridad y las fechas de cada tarea.