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La matrice d’Eisenhower : triez vos tâches par urgence et importance
Tout ce qui est urgent n’est pas important, et le travail le plus important est rarement urgent. La matrice d’Eisenhower, du nom du président américain qui aurait travaillé ainsi, vous aide à voir la différence. Vous triez vos tâches selon deux questions, et quatre cases vous disent quoi faire de chacune.
Les quatre cases
- À faire d’abord : important et urgent. Une échéance demain, un problème qu’un client attend. Faites-les aujourd’hui.
- À planifier : important, pas urgent. Apprendre, la santé, le projet qui vous fait avancer. C’est là que se font les vrais progrès, alors donnez à ces tâches un jour avant qu’elles ne deviennent urgentes.
- À expédier : urgent, pas important. Beaucoup d’e-mails, certaines réunions, de petites demandes des autres. Faites-les vite, regroupez-les ou déléguez-les.
- À abandonner : ni important ni urgent. Demandez-vous honnêtement s’il faut vraiment les faire. Abandonner une tâche volontairement est aussi une décision.
Comment décider ce qui est important
L’urgent est facile : il y a une échéance ou quelqu’un attend. L’important est plus difficile. Un bon test : cette tâche vous rapproche-t-elle de quelque chose qui compte pour vous, au travail ou à la maison, d’ici un mois ? Si oui, elle est importante, même si personne ne la demande.
Soyez strict avec la case « à faire d’abord ». Si plus d’une poignée de tâches y atterrissent chaque jour, vous planifiez sans doute trop tard. Passez davantage de travail dans « à planifier », et donnez-lui un jour bien avant l’échéance.
Utiliser la matrice chaque semaine
- 1Notez tout ce qui vous occupe l’esprit, sans trier pour l’instant.
- 2Donnez à chaque tâche une priorité et, s’il y en a une, une échéance.
- 3Regardez les quatre cases. À faire d’abord va dans aujourd’hui ; à planifier reçoit un jour cette semaine ou la suivante.
- 4Raccourcissez ou déléguez ce qui est dans « à expédier », et videz « à abandonner ».
- 5Recommencez lors de votre bilan de la semaine, pour que la matrice reste à jour.
La matrice d’Eisenhower dans Plenzu
Dans Plenzu, vous n’avez pas à glisser vous-même les tâches dans les cases. La page Matrice trie automatiquement vos tâches ouvertes : les priorités 1 et 2 comptent comme importantes, et une échéance dans quelques jours, ou un jour planifié déjà arrivé, compte comme urgent. Changez la priorité ou la date d’une tâche et elle passe dans la bonne case.
Depuis la matrice, vous pouvez planifier une tâche directement dans une journée, et la barre de temps vous dit si cette journée tient encore. Les tâches de « abandonner ? » s’abandonnent d’une touche ; elles sont conservées, donc rien ne se perd.
Questions
Qui a inventé la matrice d’Eisenhower ?
Elle porte le nom de Dwight D. Eisenhower, à qui l’on prête la phrase selon laquelle ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent rarement important. La matrice en quatre cases a été popularisée plus tard, entre autres par Stephen Covey.
Que mettre dans la case « à planifier » ?
Le travail important qui n’a pas encore d’échéance : améliorer quelque chose, apprendre, la santé, les relations, les projets à long terme. Ces tâches sont faciles à repousser, alors donnez à chacune un jour dans votre planning.
À quelle fréquence trier mes tâches ?
Un coup d’œil rapide chaque matin et un vrai tri une fois par semaine conviennent à la plupart des gens. Dans Plenzu, la matrice se trie toute seule selon la priorité et les dates de chaque tâche.