Guida
La matrice di Eisenhower: ordina le attività per urgenza e importanza
Non tutto ciò che è urgente è importante, e il lavoro più importante raramente è urgente. La matrice di Eisenhower, dal nome del presidente americano che, si dice, lavorava così, ti aiuta a vedere la differenza. Ordini le attività con due domande, e quattro caselle ti dicono cosa fare con ognuna.
Le quattro caselle
- Da fare subito: importante e urgente. Una scadenza domani, un problema per cui un cliente aspetta. Falle oggi.
- Da pianificare: importante, non urgente. Imparare, la salute, il progetto che ti fa crescere. È qui che si fanno i veri progressi, quindi dai a queste attività un giorno prima che diventino urgenti.
- Da sbrigare: urgente, non importante. Molte email, alcune riunioni, piccole richieste degli altri. Falle in fretta, raggruppale o delegale.
- Da lasciar andare: né importante né urgente. Chiediti onestamente se vanno fatte. Lasciar andare un’attività di proposito è anche questa una decisione.
Come decidere cosa è importante
L’urgente è facile: ha una scadenza o qualcuno sta aspettando. L’importante è più difficile. Un buon test: questa attività ti avvicina a qualcosa a cui tieni, al lavoro o a casa, da qui a un mese? Se sì, è importante, anche se nessuno te la chiede.
Sii severo con la casella «da fare subito». Se ogni giorno ci finiscono più di una manciata di attività, probabilmente pianifichi troppo tardi. Sposta più lavoro in «da pianificare», e dagli un giorno ben prima della scadenza.
Usare la matrice ogni settimana
- 1Scrivi tutto ciò che hai in testa, senza ordinarlo ancora.
- 2Dai a ogni attività una priorità e, se c’è, una scadenza.
- 3Guarda le quattro caselle. Da fare subito va in oggi; da pianificare riceve un giorno di questa settimana o della prossima.
- 4Accorcia o delega ciò che sta in «da sbrigare», e svuota «da lasciar andare».
- 5Ripeti nella tua revisione settimanale, così la matrice resta aggiornata.
La matrice di Eisenhower in Plenzu
In Plenzu non devi trascinare tu le attività nelle caselle. La pagina Matrice ordina automaticamente le tue attività aperte: le priorità 1 e 2 contano come importanti, e una scadenza entro pochi giorni, o un giorno pianificato già arrivato, conta come urgente. Cambia la priorità o la data di un’attività e passerà nella casella giusta.
Dalla matrice puoi pianificare un’attività direttamente in un giorno, e la barra del tempo ti dice se quel giorno ci sta ancora. Le attività in «lasciar andare?» si lasciano andare con un tocco; vengono conservate, quindi non si perde nulla.
Domande
Chi ha inventato la matrice di Eisenhower?
Prende il nome da Dwight D. Eisenhower, a cui si attribuisce la frase secondo cui ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante. La matrice a quattro caselle è stata resa popolare più tardi, tra gli altri da Stephen Covey.
Cosa va nella casella «da pianificare»?
Il lavoro importante che non ha ancora una scadenza: migliorare qualcosa, imparare, la salute, le relazioni, i progetti a lungo termine. Sono attività facili da rimandare, quindi dai a ognuna un giorno nel tuo planner.
Ogni quanto dovrei ordinare le mie attività?
Un’occhiata veloce ogni mattina e un riordino vero una volta a settimana vanno bene per la maggior parte delle persone. In Plenzu la matrice si ordina da sola in base alla priorità e alle date di ogni attività.