Poradnik
Jak zaplanować tydzień w 20 minut, nie przepełniając go
Dobry plan tygodnia to nie pełna lista na siedem dni. To szybkie sprawdzenie, czy praca, którą chcesz wykonać, mieści się w czasie, który naprawdę masz, żeby przesunąć coś, zanim czwartek się przepełni. Po odrobinie praktyki zajmuje to około 20 minut, raz w tygodniu.
Zaplanuj tydzień w sześciu krokach
- 1Wybierz stały moment, na przykład piątkowe popołudnie albo niedzielny wieczór.
- 2Najpierw wpisz to, co stałe: wizyty, spotkania, podróże, rodzinę.
- 3Zapisz, ile godzin naprawdę masz na zadania każdego dnia. Dzień pełen spotkań może zostawić tylko dwie.
- 4Wybierz od jednego do trzech priorytetów na tydzień: rzeczy, dzięki którym tydzień będzie dobry.
- 5Daj każdemu zadaniu przybliżony czas i rozłóż je na dni. Duże zadania trafiają na dni z największym zapasem.
- 6Zostaw około 20 procent każdego dnia wolne na nieprzewidziane sprawy.
Typowe błędy
- Planowanie godzin, których nie masz. Osiem godzin w pracy rzadko oznacza osiem godzin na zadania.
- Wrzucanie wszystkich dużych zadań na poniedziałek. Rozłóż je, a cały tydzień będzie lżejszy.
- Zaplanowanie tygodnia i niezaglądanie do planu. Rzuć na niego okiem każdego ranka i przesuń to, co już się nie mieści.
- Traktowanie niedokończonych zadań jak porażek. Przesuń je, daj im nowy dzień albo je odpuść.
Planowanie tygodnia i przegląd tygodnia
Planowanie działa najlepiej zaraz po krótkim spojrzeniu wstecz. Przegląd tygodnia porządkuje resztki z zeszłego tygodnia, więc planujesz następny od czystej karty. Gdy lista jest długa, macierz Eisenhowera pomaga wybrać to, co ważne.
Nie wiesz, czy tydzień się zmieści? Najpierw zsumuj zadania w darmowym kalkulatorze dnia.
Przykładowy plan tygodnia
Ktoś, kto pracuje 32 godziny tygodniowo i ma kilka stałych spotkań, mógłby zaplanować tak:
- Poniedziałek, 5 godzin do dyspozycji: oferta dla nowego klienta (3h), maile i administracja (1h). Jedna godzina zostaje wolna.
- Wtorek, 3 godziny: resztę zajmują dwa spotkania. Przygotowanie warsztatu (2h 30m).
- Środa, 6 godzin: warsztat (3h), notatki po warsztacie (1h), telefony (1h).
- Czwartek, 5 godzin: raport kwartalny (4h). Nic innego, co wymaga myślenia.
- Piątek, 3 godziny: drobne zaległości (2h) i przegląd tygodnia (45m).
Ile godzin naprawdę możesz zaplanować?
Mniej, niż myślisz. Z ośmiogodzinnego dnia pracy dużą część zabierają spotkania, maile, pytania współpracowników i przerwy. Popularna zasada mówi, by planować około pięciu do sześciu godzin pracy nad zadaniami w dzień bez spotkań, a mniej w dzień ze spotkaniami.
Spójrz na zeszły tydzień, by znaleźć własną liczbę: ile godzin zaplanowanej pracy naprawdę udało ci się skończyć dziennie? Planuj według tej liczby i dodaj zapas na to, czego nie da się przewidzieć. Tylko tydzień, który mieści się na papierze, da się skończyć.
Jak zaplanować tydzień w Plenzu
- Raz ustaw swoje godziny na każdy dzień tygodnia, na przykład 6 godzin w poniedziałek i 3 w piątek.
- Planer tygodnia pokazuje każdy dzień z paskiem czasu: zaplanowany czas wobec twoich godzin.
- Przeciągaj zadania z szuflady na dzień. Dzień robi się bursztynowy, gdy jest za pełny, więc przesuwasz coś na czas.
- Chcesz stałych godzin? Otwórz dzień i przeciągnij zadania do bloków.
Pytania
Kiedy najlepiej planować tydzień?
W momencie, którego możesz trzymać się co tydzień. Piątkowe popołudnie dobrze sprawdza się w pracy, bo tydzień jest jeszcze świeży w pamięci; niedzielny wieczór pasuje wielu osobom do planów prywatnych.
Czy mam planować każdą godzinę?
Nie. Zaplanuj zadania, które się liczą, i sprawdź, czy dzień się mieści; stałe godziny daj tylko temu, co ich wymaga. Zostaw miejsce na nieprzewidziane sprawy.
A jeśli we wtorek mój tydzień się zmieni?
To normalne. Przesuń zadania na dni, które mają jeszcze zapas. Plan to punkt wyjścia, a nie umowa.