Poradnik
Macierz Eisenhowera: sortuj zadania na pilne i ważne
Nie wszystko, co pilne, jest ważne, a najważniejsza praca rzadko jest pilna. Macierz Eisenhowera, nazwana na cześć amerykańskiego prezydenta, który podobno tak pracował, pomaga zobaczyć tę różnicę. Sortujesz zadania według dwóch pytań, a cztery pola mówią, co zrobić z każdym z nich.
Cztery pola
- Zrób najpierw: ważne i pilne. Termin jutro, problem, na który czeka klient. Zrób to dziś.
- Zaplanuj: ważne, niepilne. Nauka, zdrowie, projekt, który cię rozwija. Tu dzieje się prawdziwy postęp, więc daj tym zadaniom dzień, zanim staną się pilne.
- Załatw szybko: pilne, nieważne. Wiele e-maili, niektóre spotkania, drobne prośby innych. Zrób je szybko, zgrupuj albo przekaż komuś.
- Odpuść: ani ważne, ani pilne. Zapytaj szczerze, czy w ogóle trzeba to robić. Świadome odpuszczenie zadania to też decyzja.
Jak zdecydować, co jest ważne
Pilne jest łatwe: ma termin albo ktoś czeka. Ważne jest trudniejsze. Dobry test: czy to zadanie przybliża cię do czegoś, na czym ci zależy, w pracy lub w domu, za miesiąc? Jeśli tak, jest ważne, nawet jeśli nikt o nie nie prosi.
Bądź surowy dla pola „zrób najpierw”. Jeśli każdego dnia trafia tam więcej niż kilka zadań, prawdopodobnie planujesz za późno. Przenieś więcej pracy do „zaplanuj” i daj jej dzień na długo przed terminem.
Korzystanie z macierzy co tydzień
- 1Zapisz wszystko, co masz w głowie, jeszcze bez sortowania.
- 2Nadaj każdemu zadaniu priorytet i, jeśli jest, termin.
- 3Spójrz na cztery pola. „Zrób najpierw” trafia na dziś; „zaplanuj” dostaje dzień w tym lub przyszłym tygodniu.
- 4Skróć albo przekaż to, co jest w „załatw szybko”, i wyczyść „odpuść”.
- 5Powtarzaj w ramach przeglądu tygodnia, żeby macierz była zawsze świeża.
Macierz Eisenhowera w Plenzu
W Plenzu nie musisz sam przeciągać zadań do pól. Strona Macierz sortuje twoje otwarte zadania automatycznie: priorytet 1 i 2 liczą się jako ważne, a termin w ciągu kilku dni albo zaplanowany dzień, który już nadszedł, liczy się jako pilny. Zmień priorytet lub datę zadania, a przejdzie do właściwego pola.
Z macierzy możesz od razu zaplanować zadanie na dzień, a pasek czasu powie ci, czy ten dzień nadal się mieści. Zadania w „odpuścić?” odpuścisz jednym dotknięciem; są przechowywane, więc nic nie ginie.
Chcesz spróbować z własnymi zadaniami? Darmowa macierz Eisenhowera online rozłoży je na cztery pola, a wynik możesz wydrukować.
Pytania
Kto wymyślił macierz Eisenhowera?
Nosi imię Dwighta D. Eisenhowera, któremu przypisuje się powiedzenie, że to, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne. Macierz z czterema polami spopularyzowali później m.in. Stephen Covey.
Co trafia do pola „zaplanuj”?
Ważna praca, która jeszcze nie ma terminu: ulepszanie czegoś, nauka, zdrowie, relacje, długoterminowe projekty. Takie zadania łatwo odkładać, więc daj każdemu dzień w planerze.
Jak często sortować zadania?
Dla większości osób dobrze działa szybkie spojrzenie każdego ranka i porządne sortowanie raz w tygodniu. W Plenzu macierz sortuje się sama według priorytetu i dat każdego zadania.