Como planejar sua semana em 20 minutos, sem lotá-la

Planeje sua semana em seis passos

1. 1Escolha um momento fixo, como sexta à tarde ou domingo à noite.
2. 2Coloque primeiro o que é fixo: compromissos, reuniões, deslocamentos, família.
3. 3Anote quantas horas você realmente tem para tarefas em cada dia. Um dia cheio de reuniões pode deixar só duas.
4. 4Escolha de uma a três prioridades para a semana: as coisas que fariam dela uma boa semana.
5. 5Dê a cada tarefa uma duração aproximada e distribua pelos dias. Tarefas grandes vão para os dias com mais espaço.
6. 6Deixe cerca de 20 por cento de cada dia livre para imprevistos.

Erros comuns

• Planejar horas que você não tem. Oito horas no trabalho raramente significam oito horas para tarefas.
• Colocar todas as tarefas grandes na segunda. Distribua, e a semana inteira fica mais leve.
• Planejar a semana e nunca mais olhar para ela. Dê uma olhada toda manhã e mova o que não cabe mais.
• Tratar tarefas não terminadas como fracassos. Mova, dê um novo dia ou deixe de lado.

Planejamento semanal e a revisão semanal

O planejamento funciona melhor logo depois de uma olhada rápida para trás. Uma revisão semanal limpa as sobras da semana passada, para você planejar a próxima do zero. Quando sua lista é longa, a matriz de Eisenhower ajuda a escolher o que importa.

Não tem certeza se sua semana cabe? Some suas tarefas primeiro com a calculadora do dia grátis.

Um exemplo de plano semanal

Alguém com um trabalho de 32 horas e algumas reuniões fixas poderia planejar assim:

• Segunda, 5 horas disponíveis: a proposta para o novo cliente (3h), e-mails e administração (1h). Uma hora fica livre.
• Terça, 3 horas: duas reuniões ocupam o resto. Preparar o workshop (2h 30m).
• Quarta, 6 horas: o workshop (3h), anotações de acompanhamento (1h), ligações (1h).
• Quinta, 5 horas: o relatório trimestral (4h). Nada mais que exija raciocínio.
• Sexta, 3 horas: pontas soltas (2h) e a revisão semanal (45m).

Quantas horas você realmente consegue planejar?

Menos do que você imagina. De um dia de trabalho de oito horas, reuniões, e-mails, perguntas de colegas e pausas levam uma boa parte. Uma regra prática comum é planejar cerca de cinco a seis horas de tarefas em um dia sem reuniões, e menos em um dia com elas.

Olhe a semana passada para achar seu próprio número: quantas horas de trabalho planejado você realmente terminou por dia? Planeje com esse número e mantenha uma folga a mais para o que não dá para prever. Uma semana que cabe no papel é o único tipo que você consegue terminar.

Como planejar sua semana no Plenzu

• Defina suas horas por dia da semana uma vez, por exemplo 6 horas na segunda e 3 na sexta.
• O planejador semanal mostra cada dia com uma barra de tempo: o tempo planejado em relação às suas horas.
• Arraste tarefas da gaveta para um dia. Um dia fica âmbar quando lota, para você mover algo a tempo.
• Quer horários fixos? Abra um dia e arraste tarefas para blocos.

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