Getting Things Done (GTD) w prostych słowach

Pięć kroków GTD

1. 1Zbieraj: zapisuj wszystko, co przyciąga twoją uwagę, duże czy małe, w jednej skrzynce.
2. 2Doprecyzuj: przy każdej pozycji zdecyduj, czym jest. Czy jest coś do zrobienia? Jaki jest następny konkretny krok? Jeśli zajmie mniej niż dwie minuty, zrób to od razu.
3. 3Uporządkuj: umieść to we właściwym miejscu: projekt, lista dla kontekstu, data albo lista rzeczy, na które czekasz.
4. 4Przeglądaj: regularnie przeglądaj listy, przede wszystkim podczas przeglądu tygodnia.
5. 5Działaj: wybierz, co robić teraz, w zależności od tego, gdzie jesteś, ile masz czasu i energii i co jest najważniejsze.

Listy, których używa GTD

• Skrzynka: wszystko nowe, zanim się nad tym zastanowisz.
• Następne działania: następny konkretny krok dla wszystkiego, co chcesz posunąć naprzód.
• Projekty: każdy rezultat, który wymaga więcej niż jednego kroku.
• Czekam na: sprawy, które są po stronie kogoś innego, z informacją u kogo i od kiedy.
• Kiedyś/może: pomysły, do których nie chcesz się jeszcze zobowiązywać.
• Kalendarz: tylko to, co naprawdę musi się wydarzyć w określony dzień lub o określonej godzinie.

Gdzie GTD często zawodzi

GTD świetnie sprawdza się w zbieraniu wszystkiego, ale mówi niewiele o tym, ile mieści się w dniu. Wiele osób kończy z długą listą następnych działań i dniem, który ma dużo mniej godzin niż lista. Efekt to to samo poczucie winy, które metoda miała usunąć.

Pomaga proste uzupełnienie: nadaj następnym działaniom czas trwania i planuj tylko to, co mieści się w twoich godzinach. Na tym polega realistyczny plan dnia.

Przykład: jedna notatka przez pięć kroków

Na spotkaniu ktoś mówi, że strona potrzebuje nowej podstrony kontaktowej. Oto, co robi z tym GTD:

• Zbieraj: zapisujesz „nowa strona kontaktowa” w skrzynce i słuchasz dalej.
• Doprecyzuj: później pytasz, co to znaczy. Wymaga więcej niż jednego kroku, więc to projekt.
• Uporządkuj: projekt „Nowa strona kontaktowa” dostaje pierwsze następne działanie: „poprosić Sama o nowe dane adresowe”.
• Przeglądaj: podczas przeglądu tygodnia widzisz, że Sam nie odpowiedział, i wysyłasz przypomnienie.
• Działaj: we wtorek masz dwadzieścia minut, dane już są, więc piszesz tekst.

Jak zacząć z GTD w jeden wieczór

Nie potrzebujesz całej metody pierwszego dnia. Poświęć jeden wieczór i zbierz wszystko, co przyciąga twoją uwagę, w jednej skrzynce: papiery, notatki, otwarte karty i to, co masz w głowie. Jeszcze nie sortuj.

Potem przejdź przez skrzynkę od góry do dołu. Przy każdej pozycji zdecyduj: bez działania (wyrzuć albo zachowaj jako materiał), mniej niż dwie minuty (zrób teraz) albo następne działanie na właściwej liście. Zaplanuj pierwszy przegląd tygodnia tydzień później; to on utrzymuje system przy życiu.

Ustawienie GTD w Plenzu

• Skrzynka: dodawaj zadania w kilka sekund szybkim dodawaniem; wszystko bez przestrzeni trafia do Skrzynki.
• Projekty: przestrzenie mieszczą większe rezultaty, ze statusem (Pomysł, Aktywna, Czeka, Gotowa) i podprzestrzeniami.
• Czekam na: oznacz zadanie jako oczekujące z imieniem osoby i dniem, w którym dopytać. Do tego czasu nie wlicza się do twoich godzin.
• Kiedyś/może: przestrzeń ze statusem Pomysł albo odpuszczenie zadania; jest przechowywane, więc nic nie ginie.
• Przeglądaj: wbudowany przegląd tygodnia pokazuje, co zrobiłeś, i pomaga wypełnić następny tydzień.
• Działaj: Dziś pokazuje, co jest zaplanowane, z paskiem czasu, więc widzisz, czy się mieści.

Pytania