Como planejar um dia que você consegue terminar, com um exemplo

Por que as listas de tarefas transbordam

Anotar uma tarefa leva segundos; fazê-la leva minutos ou horas. Uma lista de doze linhas curtas parece um dia normal, mas some quanto tempo cada uma leva e pode facilmente dar dez horas de trabalho em um dia de seis horas. Além disso, as pessoas tendem a subestimar quanto tempo as tarefas levam, um efeito conhecido chamado falácia do planejamento.

A solução não é mais disciplina. É tornar o tamanho do dia visível antes de começar.

Um teste rápido: coloque as tarefas de hoje na calculadora do dia grátis e veja se elas cabem nas horas que você tem.

Planeje um dia realista em cinco passos

1. 1Conte suas horas reais. Não as horas em que você está no trabalho, mas as horas que sobram para tarefas depois de reuniões, deslocamentos, almoço e pausas. Para muita gente são quatro a seis horas, não oito.
2. 2Dê uma duração a cada tarefa. Uma estimativa aproximada basta: 15 minutos, 30 minutos, uma hora. Tarefas que você não consegue estimar costumam ser grandes demais; divida-as em passos.
3. 3Deixe uma folga. Sempre surge algo inesperado. Deixe 15 a 20 por cento das suas horas sem planejar, para que uma surpresa não estrague o dia inteiro.
4. 4Some e compare. Se o total for maior que suas horas menos a folga, o dia não cabe. Melhor ver isso às 8:00 do que às 17:00.
5. 5Decida o que espera. Mova tarefas para um dia mais tranquilo, delegue ou deixe de lado de propósito. Escolher é melhor do que carregá-las todo dia.

Um exemplo de plano do dia

• Horas reais: das 9:00 às 17:00 são 8 horas. Menos 2 horas de reuniões e 45 minutos de almoço e pausas, sobram 5 horas e 15 minutos para tarefas.
• Folga de cerca de 15 por cento: 45 minutos. Sobram 4 horas e meia para planejar.
• Tarefas: escrever o relatório (2 horas), preparar a apresentação de amanhã (1 hora), e-mails e ligações (45 minutos), enviar uma fatura (30 minutos), organizar a caixa de entrada (15 minutos). Juntas, 4 horas e meia: o dia cabe.
• Chegou uma tarefa urgente de uma hora? Então outra coisa vai para amanhã, de propósito, em vez de ir para a noite.

O que fazer com o que você não terminou

Mesmo um bom plano às vezes deixa algo em aberto. Em vez de uma lista vermelha de "atrasadas" que só cresce, olhe para isso com calma na manhã seguinte: fazer hoje, mover para um dia com espaço ou deixar de lado. Se uma tarefa já foi adiada três vezes, pergunte com honestidade se ela ainda vale a pena.

Com o tempo, compare suas estimativas com quanto as tarefas realmente levaram. Você vai conhecer seu próprio ritmo, e seus planos ficam mais precisos a cada semana. Uma revisão semanal é um bom momento para isso.

Como o Plenzu ajuda

• Você define suas próprias horas por dia da semana, e por data quando um dia é diferente.
• Cada tarefa ganha uma duração, como 30m ou 1h. Uma barra de tempo mostra o tempo planejado em relação às horas que você tem, com uma folga de 15% por padrão.
• A barra fica âmbar quando o dia está cheio demais. Nunca vermelha, porque um dia cheio é informação, não fracasso.
• Toda manhã o Plenzu mostra o que ficou de ontem, e você escolhe: hoje, mover ou deixar de lado.
• No Planejador você arrasta tarefas de um dia cheio para um tranquilo e vê a semana se equilibrar.

Perguntas