Getting Things Done (GTD) explicado de forma simples

Os cinco passos do GTD

1. 1Capturar: anote tudo o que tem sua atenção, grande ou pequeno, em uma única caixa de entrada.
2. 2Esclarecer: para cada item, decida o que ele é. Há algo a fazer? Qual o próximo passo concreto? Se leva menos de dois minutos, faça na hora.
3. 3Organizar: coloque no lugar certo: um projeto, uma lista por contexto, uma data ou uma lista de coisas que você está aguardando.
4. 4Refletir: revise suas listas regularmente, sobretudo em uma revisão semanal.
5. 5Engajar: escolha o que fazer agora, com base em onde você está, no tempo e na energia que tem e no que mais importa.

As listas que o GTD usa

• Caixa de entrada: tudo o que é novo, antes de você pensar a respeito.
• Próximas ações: o próximo passo concreto de tudo o que você quer fazer avançar.
• Projetos: todo resultado que leva mais de um passo.
• Aguardando: coisas que estão com outra pessoa, com quem e desde quando.
• Algum dia/talvez: ideias com as quais você ainda não quer se comprometer.
• Agenda: só o que realmente precisa acontecer em um certo dia ou horário.

Onde o GTD costuma dar errado

O GTD é excelente para recolher tudo, mas diz pouco sobre quanto cabe em um dia. Muita gente acaba com uma lista longa de próximas ações e um dia com muito menos horas do que a lista. O resultado é a mesma culpa que o método queria eliminar.

Um acréscimo simples ajuda: dê uma duração às próximas ações e planeje só o que cabe nas suas horas. Essa é a ideia por trás de um plano do dia realista.

Um exemplo: uma anotação pelos cinco passos

Em uma reunião, alguém diz que o site precisa de uma nova página de contato. Veja o que o GTD faz com isso:

• Capturar: você escreve “nova página de contato” na caixa de entrada e continua ouvindo.
• Esclarecer: depois você pergunta o que significa. Leva mais de um passo, então é um projeto.
• Organizar: o projeto “Nova página de contato” ganha uma primeira próxima ação: “pedir ao Sam os novos dados de endereço”.
• Refletir: na revisão semanal você vê que o Sam não respondeu e envia um lembrete.
• Engajar: na terça você tem vinte minutos e os dados chegaram, então escreve o texto.

Como começar com GTD em uma noite

Você não precisa do método inteiro no primeiro dia. Tire uma noite e junte tudo o que tem sua atenção em uma caixa de entrada: papéis, anotações, abas abertas e o que está na sua cabeça. Não organize ainda.

Depois passe pela caixa de entrada de cima a baixo. Para cada item decida: nenhuma ação (jogar fora ou guardar como referência), menos de dois minutos (fazer agora) ou uma próxima ação na lista certa. Planeje sua primeira revisão semanal uma semana depois; é essa revisão que mantém o sistema vivo.

Montando o GTD no Plenzu

• Caixa de entrada: adicione tarefas em segundos com o adicionar rápido; tudo sem espaço vai para a Caixa de entrada.
• Projetos: os espaços guardam resultados maiores, com um status (Ideia, Ativo, Aguardando, Concluído) e subespaços.
• Aguardando: marque uma tarefa como aguardando com o nome da pessoa e um dia para cobrar. Ela fica fora das suas horas até lá.
• Algum dia/talvez: um espaço com o status Ideia, ou deixe uma tarefa de lado; ela fica guardada, então nada se perde.
• Refletir: a revisão semanal integrada mostra o que você fez e ajuda a preencher a próxima semana.
• Engajar: Hoje mostra o que está planejado, com uma barra de tempo, para você ver se cabe.

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