Lista do organizacji wydarzenia: plan na 6 tygodni
Zaplanuj imprezę lub wydarzenie krok po kroku: budżet i goście, miejsce, zaproszenia, jedzenie, program i harmonogram dnia. Darmowa lista do druku albo plan w Plenzu.
10 krokówOkoło 9h 35m pracyZaplanowane wstecz od twojej daty: ten dzień
Na czym opiera się ten plan
Kolejność organizatorów wydarzeń: najpierw data i budżet, potem miejsce, goście, a szczegóły na końcu.
Plan krok po kroku
6 tygodni wcześniej
Ustal budżet i liczbę gości30m
5 tygodni wcześniej
Zarezerwuj miejsce1h 30m
Zrób listę gości45m
4 tygodnie wcześniej
Wyślij zaproszenia1h
3 tygodnie wcześniej
Załatw jedzenie i napoje1h 30m
2 tygodnie wcześniej
Muzyka, dekoracje i program1h 30m
1 tydzień wcześniej
Zapytaj, kto przyjdzie, i przekaż liczby30m
2 dni wcześniej
Zakupy i harmonogram dnia2h
Ten dzień
Ten dzień
Po dacie: ten dzień
Podziękuj wszystkim, którzy pomogli20m
Plan wydarzenia
Data: … Miejsce: … Budżet: …
Harmonogram dnia | Godzina | Co | Kto | |---|---|---| | … | … | … |
Kontakty - …
Jak korzystać z tej listy do organizacji wydarzenia
Pracuj od dużego do małego. Budżet i liczba gości decydują, jakie miejsce pasuje, miejsce decyduje o dacie, a dopiero potem zaproszenia mają sens. Zmiana kolejności oznacza podwójną pracę.
Od trzech tygodni przed lista przechodzi do szczegółów: jedzenie, muzyka i program. W ostatnich dniach robisz harmonogram samego dnia, żeby w tym dniu tylko go realizować.
Przykładowy harmonogram dnia
Dla imprezy na 40 osób zaczynającej się o 16:00:
- 13:00 Ustawienie stołów, napojów i muzyki; jedna osoba sprawdza nagłośnienie.
- 15:30 Przychodzą pomocnicy, każdy zna swoje zadanie.
- 16:00 Przychodzą goście; 17:00 krótkie powitanie; 18:00 jedzenie.
- 21:00 Ostatnia kolejka; 22:00 sprzątanie z trzema pomocnikami.
Błędy, których warto unikać
Trzy rzeczy powodują najwięcej stresu w tym dniu:
- Zapraszanie, zanim miejsce jest potwierdzone.
- Brak terminu odpowiedzi na zaproszeniu, przez co liczby pozostają zgadywaniem.
- Robienie wszystkiego samemu. Daj każdemu pomocnikowi jedno jasne zadanie z godziną.
Pytania
Z jakim wyprzedzeniem planować wydarzenie?
Na imprezę lub małe wydarzenie wystarczy sześć tygodni. Ślub lub duże wydarzenie wymaga miesięcy; wtedy najpierw zarezerwuj miejsce i datę.
Co powinno być na liście do organizacji wydarzenia?
Budżet i liczba gości, miejsce, lista gości i zaproszenia, jedzenie i napoje, muzyka i program oraz harmonogram samego dnia. Potem: podziękowanie wszystkim, którzy pomogli.
Czym jest harmonogram dnia wydarzenia?
Listą godzin z tym, kto co robi: przygotowanie, przyjście gości, jedzenie, przemowy i sprzątanie. Zrób go kilka dni wcześniej, gdy wiesz, ile osób przyjdzie.