Checklist para organizar evento: plano grátis de 6 semanas
Planeje uma festa ou evento passo a passo: orçamento e convidados, local, convites, comida, programação e um cronograma do dia. Checklist grátis para imprimir.
10 passosCerca de 9h 35m de trabalhoPlanejado de trás para frente a partir do seu o dia
Em que este plano se baseia
A ordem dos organizadores de eventos: data e orçamento primeiro, depois local, convidados e os detalhes por último.
O plano, passo a passo
6 semanas antes
Definir o orçamento e o número de convidados30m
5 semanas antes
Reservar o local1h 30m
Fazer a lista de convidados45m
4 semanas antes
Enviar os convites1h
3 semanas antes
Providenciar comida e bebida1h 30m
2 semanas antes
Música, decoração e programação1h 30m
1 semana antes
Confirmar quem vem e repassar os números30m
2 dias antes
Compras e um cronograma do dia2h
O dia
O dia
Depois do o dia
Agradecer a todos que ajudaram20m
Plano do evento
Data: … Local: … Orçamento: …
Cronograma do dia | Horário | O quê | Quem | |---|---|---| | … | … | … |
Contatos - …
Como usar este checklist de evento
Vá do grande para o pequeno. O orçamento e o número de convidados decidem qual local serve, o local decide a data, e só então os convites fazem sentido. Mudar a ordem significa fazer o trabalho duas vezes.
A partir de três semanas antes, a lista passa para os detalhes: comida, música e programação. Nos últimos dias você faz um cronograma do dia, para que no dia só precise segui-lo.
Um exemplo de cronograma do dia
Para uma festa de 40 pessoas que começa às 16:00:
- 13:00 Montar mesas, bebidas e música; uma pessoa testa o som.
- 15:30 Os ajudantes chegam, cada um sabe sua tarefa.
- 16:00 Chegada dos convidados; 17:00 boas-vindas rápidas; 18:00 comida.
- 21:00 Última rodada; 22:00 arrumação com três ajudantes.
Erros a evitar
Três coisas causam a maior parte do estresse no dia:
- Convidar antes de o local estar confirmado.
- Nenhuma data para confirmar presença no convite, e os números continuam um chute.
- Fazer tudo sozinho. Dê a cada ajudante uma tarefa clara com horário.
Perguntas
Com quanta antecedência planejar um evento?
Para uma festa ou um evento pequeno, seis semanas bastam. Um casamento ou um evento grande precisa de meses; nesse caso, reserve primeiro o local e a data.
O que entra em um checklist de evento?
O orçamento e o número de convidados, o local, a lista de convidados e os convites, comida e bebida, música e programação, e um cronograma do dia. Depois: agradecer a todos que ajudaram.
O que é um cronograma do dia do evento?
Uma lista de horários com quem faz o quê: montagem, chegada dos convidados, comida, discursos e arrumação. Faça alguns dias antes, quando souber quantas pessoas vêm.